“谁主张谁举证”，是一般诉讼过程中常出现的情况。可以说，打官司其实就是打证据。除了法律依据，双方履行权利义务的证据就成了决定案件胜负的关键因素。在刚刚过去的2014年中，公司就曾有一起纠纷，由于支撑本身主张的证据材料极为缺乏，而对方ZL公司的证据链条完整、充分，公司面临主张不被采纳的诉讼风险，后该案经努力得以和解处理。因此，合同签订及履行过程中必须高度重视证据的收集和保管，应当及时、全面、客观地收集证据。鉴于其重要性，法律事务部根据不同证据类别特就合同履行过程中的证据管理分析如下：
　　1、保留原始证据
　　按照证据的不同来源，可以将证据划分为两类，凡是直接来源于案件事实本身的证据材料为原始证据，即通常所说的“第一手证据材料”。例如，行政许可证书的正本、假冒商标的原物。凡是经过中间传抄、转述环节获取的证据材料即为传来证据，也称为派生证据。例如，合同书的复印件、物证的照片等。这样的分类告诉我们，原始证据由于直接形成于案件事实，其证明力大于传来的证据。因为，经过中间环节越是多，其失真的可能性越大，证明力与传递次数呈反比。因此，证据尽量收集原件、原物，并妥善保管。除特殊情形外，合同应采用书面形式。证据的收集包括合同对方主体证照、合同正本、副本及附件、告客户书、对方开户银行及银行账号资料、合同文本的签收记录、签证资料、合同当事人的往来函件、交货送货单据、检验验收资料、结算付款资料、变更及解除合同的协议及其他签订及履行合同的相关资料（包括文书、传真、电子邮件等），尤其是能证明我方应享有某项权利、已经履行了某项义务的书面证据，及能证明对方负有某项义务、应承担某项责任的书面证据。
　　2、保留送达证据
　　除了保留往来中形成的原始书证之外，还需要对履行通知义务、协助义务等事实或行为保留证据。
　　这些事实或行为往往难以证明，这就需要考虑用特殊的通知方式以便保留送达证据。例如，对于书面通知，许多当事人采用EMS等挂号邮寄方式投递，并在信封上注明内件的内容及份数，如“《关于解除DTY 销售合同的通知函》一份”等，并在投递完成后将邮局提供的回单或将网上查询结果作为送达的依据。从目前的司法实践来看，法院一般都会认可这种通知方式视为已经履行通知义务的，因为即使内件没有收到，但信封上已经注明内容为“关于解除DTY 销售合同的通知函”，因而可以视为完成了送达。当然，保险起见，将发送函件的行为及函件内容进行公证，将进一步提升证据效力。
　　3、利用公证保留证据
　　《中华人民共和国民事诉讼法》第六十九条规定：“经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据。但有相反证据足以推翻公证证明的除外。”
　　公证证据在效力上要强于普通证据，特别是目前的网络证据及电子合同等证据的固定大多只能通过公证的方式加以解决，因此证据公证是一种有效的证据保留形式。在实践中，电话录音等许多传统证据虽然具有证据效力，但常常由于无法确定确切的通话时间、通话人以及是否经过剪辑，往往无法被法院或者仲裁机构采纳。而对通话过程进行公证则可以很好地解决这一问题，从而使经过公证的通话录音成为非常有力的证据。此外，公证证据还能更为有效地固化双方的权利和义务关系，比如公证赠与相对于普通赠与具有不可撤销性，经公证的遗嘱相对于普通遗嘱具有优先适用的效力，甚至某些公证书可以直接作为人民法院的执行依据，而不必经过诉讼，提升了证据效力。
　　4、传真证据保留
　　《合同法》规定：签订合同可以采用书面形式、口头形式或者其他形式，其中书面形式则是指合同书、信件和数据电文（电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。因此，以传真签订合同，法律予以承认和保护。
　　然而，通常来说，在认定传真件的证据效力时，需要考虑诸多因素。如：传真件是否是传真方所发出，接收方是否收到了传真，传真件有无伪造、变造情形等。如果只有唯一的传真件而没有其他佐证予以证明且对方又予以否认的，则该传真件为孤证，证据效力非常有限。
　　因此，应当谨慎防范以传真方式签订合同或送达其他法律文书的法律风险。对于标的较大、周期较长、情况复杂的业务，应当当面签订书面合同。如实属客观不能，最好让对方盖章签订书面合同，再以快件方式送达接受方签署。对需要以传真方式签订的合同，应保留传真收发凭证并确保传真件上收发件人、收发时间、收发传真号码等信息清晰无误，并务必要求对方在发出传真的最短时间内将传真件的原件寄交，以显示证据的同一性和完整性。
　　5、录音、摄像证据保留
　　录音、摄像是取得证据的一种重要形式。只要不是以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的，都可作为认定案件事实的依据。
　　因此，合同签订及履行过程中，尤其是发生合同纠纷后协商谈判过程中须谨防对方通过谈话录音或电话录音来收集对我方不利证据，当然，我方也可以通过这种谈话录音或电话录音方式来收集对我方有利的证据，再与其他证据相互印证，构成完整的证据链后就能形成重要的证据。
　　6、QQ等聊天记录的证据效力
　　根据2015年2月4日起新实施的最高人民法院《关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》，电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。这意味着，即日起网聊短信等数据被明确认定为电子证据，可直接作为法庭的“呈堂证供”。
　　对证据的认证，主要是从关联性、客观性、合法性三方面进行。但电子证据的高科技性、易受破坏性、可修改性及原件的不可确定性使得实践中对电子证据的认证成了一个难题。
　　对于QQ等聊天记录这一电子证据来说，通过三性认定，关键是要确定两个问题：一是QQ等聊天工具的使用人是否为现实中的聊天人，是否为具有诉讼主体资格的案件当事人；二是聊天记录是否未经删除篡改，是否具备完整性与真实性。由于电子证据本身的特殊性，对于其形式的合法性审查区别于其他证据。在司法实践中，QQ等聊天记录被法院采信的难度较大，法院单一采纳QQ等聊天记录，仅凭聊天记录对案件事实进行认定的情况很少，必须有其他证据予以佐证，形成一条完整的证据链。因此，公司在开展贸易业务时要特别注意，通过QQ等聊天工具达成合同意向时，应在聊天记录中用适当语言体现聊天双方的身份，并第一时间签署书面合同。如书面合同签署存在问题可能导致公司遭受损失时，应尽快通过公证的形式，固定聊天记录，并启动录音等其他证据保存方式。
　　7、加强内部证据管理
　　各业务部门应严格遵守公司《合同管理制度实施细则》及档案管理等有关合同原件出借、领用等各项规定，妥善保管合同资料，完整保留整个合同履行过程的证据，并及时、合规地上交各项合同资料，不得私自处理。同时，经办人员应按公司的要求，定期或不定期地汇总各自工作范围内的合同订立及履行情况，确保合同台账更新及完整。