档案管理包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等八项工作,通常也称为档案工作的八个业务环节。企业档案是真实记录企业从新建到稳定生产发展历程的珍贵资料,要确保企业档案健康有序地发展,就需要加强企业档案管理工作,加深企业对规范化档案管理的深刻认识。那么,如何才能做好档案管理工作呢?
一、加深档案管理工作认识,明确工作责任
1.收集、整理
档案收集工作是档案由分散到集中的过程,它是档案工作的起点,也是档案工作的首要环节。档案整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目,使之有序化的过程。对于档案管理者而言,要熟悉档案管理要求,及时收集、整理各类资料,要做到忙中有序,每一个细节,每一个点都要认真核对完成。对于企业各个部门而言,应该按照统一的要求认真整理内部文档,定期汇总到档案管理部门统一管理。
2.归档
办理完档案移交,并且整理完成后,就要将其归档保存。有些企业由于对档案工作不重视,没有做好档案收集、整理、归档工作,造成企业资料不齐全,影响生产经营。其实,档案的归档是有一定的要求的,它包括归档文件应齐全、完整,符合有关标准、规范;按时归档;严格办理交接手续等等。只要按照这些要求做好档案的交接工作,档案才能为企业创造更多的效益。当然,不是所有的资料都是需要归档的,收集部门应该根据相关规定,结合实际需要,归档有保存价值的文档。
3.借阅
档案借阅是通过提供档案为利用者提供服务的一个过程,根据资料性质的不同,档案可分为绝密级、机密级、秘密级和公开级四类,外部人员借阅资料时,要严格把关,依照相关流程进行查阅;对于管理者自身而言,更要严格保守档案信息,确保资料不外泄。
二、充分考虑档案的管理和利用
便于档案的管理和利用是档案工作的根本目的,众所周知档案工作是一项积累性工作,由一份份材料汇集而成,今天的资料可能就是明天的档案。档案工作具有服务性,它必须为社会各方面服务,而检验档案工作好坏的主要标准即是档案工作服务性的体现。为了促进档案利用,最大限度地发挥档案的价值,档案管理人员在加强日常管理的同时,要不断加大档案编研工作力度,有针对性地开展档案编研工作,最大限度地发挥档案的社会效益和经济效益,从而进一步为各项工作服务。
三、培养档案管理人员职业素养
这里的职业素养包括:档案职业资格和专业资格、档案人员素质、档案人员职业道德三方面。具体来讲即是档案人员应具有职业资格证书;应忠于职守,遵守纪律,具备专业知识;应形成良好的职业道德。作为一名档案工作者,良好的服务意识和端正的服务态度是必不可少的,在做好自己本职工作的同时,为他人提供良好的服务也是非常必要的。此外,档案管理人员还应该具备健康的体魄、充沛的精力和良好的心理素质来做好档案管理工作。
四、加强档案保护,做好防范措施
档案保管是维护档案完整与安全的活动,档案保护是指防止档案受损,延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动,它们的任务都是最大限度地延长档案的寿命。随着时间的推移,由于各种因素的影响,档案可能会逐渐受影响,甚至遭到破坏,比如纸张发黄,字迹退色,或是遭受火烧、水灾,蛀虫,霉变等等。
为了解决档案的不断受损和长远利用的问题,就需要将档案加以妥善的保管,采取各种有效的防护措施,保证其完整性,使其最大限度地实现自身价值。就档案保管而言,包括档案库房管理、档案流动过程中的保护、保护档案的专门措施等三方面的内容。具体体现为:配置符合要求的档案专门库房、档案阅览室、档案工作人员办公室;合理的档案排架存放;温度、湿度的控制;库房防火、防水、防潮、防霉、防虫 、防光 、防尘、防盗“八防”措施的准备以及档案设备、设施的保管。
档案管理无疑是企业协调、有序、高效运行的有效保证。发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为企业建设服务,是档案管理人员义不容辞的责任。当然,档案工作的顺利开展离不开企业各位领导与同事的理解、支持和配合,同时,明确的档案管理规章制度、考核制度也是必不可少的。只有提升企业的整体管理水平,理顺档案管理体制,合理调整档案人员结构才能更好地实现档案管理价值。 (陈春燕)